Як підшивати документи?
дивіться відео
Як підшивати документи?
В даний час немає строгих правил дляпроведення прошивки архівів. Однак, підшити документи бажано так, щоб при необхідності ними можна було легко скористатися і знайти потрібну інформацію. Про технологію виконання прошивки читайте в нашій статті Як прошивати документи. А нижче представлена інструкція про практичному способі створення підшитого архіву.
Як правильно підшивати документи
Зазвичай для зберігання необхідно зібрати досить важку папку з документами. Щоб зробити це красиво і акуратно, спробуйте виконати наступні дії:
- Складіть документи в потрібній послідовності,наприклад, за датою, алфавітом, в іншому порядку. Будьте уважні, адже після того, як ви підшиє листи, змінити стан архіву вже не вийде. Покладіть сторінки максимально рівно.
- Видаліть всі металеві деталі кріплення: скріпки, скоби та інше.
- Наберіть на комп'ютері титульний лист. У його верхньому правому куті розташуйте назва організації, якій документи належать, можна вказати також ІПН (це особливо зручно для паперів, що відправляються в податкову). По центру листа напишіть назву архіву, наприклад, «Книга продажів за 2014 рік». Внизу обов'язково вкажіть термін зберігання архіву згідно з регламентом.
- Крім титульного аркуша надрукуйте смужку длякорінця книги. Її параметри повинні бути дорівнюють розміру торцевій частині покладених разом аркушів. На цій смужці продублюйте назву архіву. Роздрукуйте титульні сторінки.
- Для прошивки використовуйте також 2 картонних листаА4. На один з них наклейте титульний лист. Покладіть готову обкладинку зверху на пачку документів. Другий картонний лист покладіть зверху на напис з назвою.
- Спеціальним канцелярським шилом зробіть 5отворів на рівній відстані один від одного з лівого боку документації. Якщо у вас немає шила, можна проробляти отвори дироколом. Доведеться, швидше за все, виконувати процедуру частинами, тому стежте, щоб перфорація на всіх документах була виконана на одному рівні.
- Візьміть товсту голку і нитки. Прошивку зазвичай ведуть ниткою складеної вдвічі. Починайте прошивати документи знизу, вставивши голку в середній отвір. Залиште на нижньому боці папки кінці довжиною приблизно 10 см.
- Зшийте листи архіву, послідовно просмикуючи нитку в отвори. Після цього зв'яжіть кінець нитки з її початком і відріжте від голки.
- На вузол потрібно наклеїти аркуш паперу квадратної форми розміром приблизно 5 * 5 см.Здесь відповідальною особою ставиться печатка, підпис і дата архівації.
- Лист картону, який ви поклали на титульний, відігніть назад так, щоб з нього вийшов корінець книги. Ззаду відріжте зайве і підклейте картон. На корінець приклейте смужку з назвою папки.
Таким чином у вас вийшла естетична книга, яку зручно зберігати як у вертикальному, так і в горизонтальному положенні, а при необхідності легко знайти серед інших паперів.
Read more:
Що таке документ?
У скільки вузів можна подати документи?
Як правильно прошити документи?
Як приймати на роботу співробітника?
На які документи ставиться печатка?
Які документи потрібні водієві?
Ветеран праці: які документи потрібні?
Які документи потрібні для прав?
До чого сняться документи?
Як отримати візу в Іспанію?